luongvancanh
19/09/13, 05:07 PM
Giới thiệu
Như là một phần trong những nhiệm vụ và trách nhiệm của kiểm soát dự án, khía cạnh của thời gian trong quá trình của một dự án có thể được áp dụng nhiều cách kiểm soát khác nhau.
Các yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến kiểm soát (thời gian) các khía cạnh trong một dự án EPC được mô tả trong tài liệu này. Các yếu tố này ảnh hưởng đáng kể vào việc kiểm soát hiệu quả của một dự án.
Có ba giai đoạn của dự án kiểm soát được xác định trong một dự án tổng thầu EPC.Trong mỗi giai đoạn có nhiều vấn đề được mô tả kèm theo có liên hệ mật thiết đến việc kiểm soát dự án.
1: Giai đoạn chuẩn bị
1.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án
a) định nghĩa các mục tiêu dự án.
b) định nghĩa của cấu trúc dự án khác nhau, cho phép tổ chức và kiểm soát ở mức độ chi tiết xác định trước:
- Phân nhỏ các cấu trúc công việc (WBS)
- Phân nhỏ các cấu trúc tổ chức (OBS)
- Phân nhỏ cấu túc chi phí (CBS)
c) định nghĩa phạm vi công việc và ngân sách tương ứng. Các "biên" của dự án được xác định ở mức cao và hình thành cơ sở cho việc thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát khác nhau của dự án (tham khảo 1.4 công cụ kiểm soát cho các giai đoạn của dự án). Bằng cách "đóng băng" phạm vi dự án trong giai đoạn định nghĩa của dự án, nó làm cơ sở rõ ràng cho việc thực hiện kiểm soát thay đổi và kiểm soát sự biến đổi.
d) Việc thiết lập một bảng tiến độ, trong đó mục tiêu dự án, sự biến đổi cấu trúc và phạm vi dự án được đưa vào bảng tiến độ. Bảng tiến độ này xác định chi tiết về khung thời gian của các công việc chính, về ngân sách và sự kiện quan trọng, cũng như đường tới hạn (đường Gant) của dự án. Bảng tiến độ sẽ xác định các chiến lược thực hiện dự án!
e) Thiết lập một kế hoạch chi phí dựa trên bảng tiến độ và ngân sách. Theo cách này, tài chính của chi phí dự án có thể được xác định và trực quan hơn.
e) Xác định các yêu cầu để kiểm soát dự án, thủ tục, thời điểm kiểm tra và kiểm tra sơ bộ về tiến độ/ chi phí / rủi ro cho từng giai đoạn của dự án.
Các yếu tố kiểm soát dự án nêu trên được thiết lập và tích hợp vào kế hoạch thực hiện dự án, kết hợp với các chiến lược quản lý dự ánvà của công ty.
1.2 Phân tích và Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong các cơ chế ra quyết định quản lý thực hiện dự án. Mỗi bộ phận của nhóm quản lý dự án được giao nhiệm vụ định nghĩa và theo dõi, quản lý rủi ro trong quá trình kiểm soát dự án.
Một trong những nhiệm vụ của kiểm soát dự án là thực hiện phân tích rủi ro khối lượng. Điều này được thực hiện bằng cách xem xét các nguy cơ liên quan về thời gian ảnh hưởng đến tiến độ và sự hoàn thành các vấn đề phân tích.
Quản lý rủi ro và kiểm soát được thực hiện trên cơ sở định kỳ trong suốt tất cả các giai đoạn của dự án. Rủi ro của dự án được xác định trong giai đoạn định nghĩa và hình thành chiến lược cơ sở thực hiện dự án và cũng có thể được tìm thấy trong kế hoạch thực hiện dự án. Từng rủi ro này được đưa vào một "cơ sở dữ liệu rủi ro", với chi tiết và báo cáo tóm tắt rủi ro.
Tất cả các rủi ro được phân loại thành các nhóm và loại rủi ro. Sau khi định nghĩa và phân loại tất cả những rủi ro, tác động của từng rủi ro được chỉ ra. Những tác động này có thể được phân loại thành ba nhóm:
- Ảnh hưởng đến tiến độ
- Ảnh hưởng đến tài chính
- Ảnh hưởng đến phạm vi hoặc quy mô
Các biện pháp khắc phục để loại bỏ hoặc giảm bất kỳ một trong những hiệu ứng này được định nghĩa trong Cơ sở dữ liệu rủi ro và chỉ ra các hành động thích hợp được thực hiện bởi người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro.
Trong mỗi giai đoạn của dự án, những rủi ro này được theo dõi định kỳ và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro, dẫn đến rủi ro mới được xác định trong quá trình đánh giá và quản lý rủi ro sẽ được đưa bổ sung vào cơ sở dữ liệu rủi ro.
Quy trình quản lý rủi ro được thực hiện như sau:
1) Xác định các biện pháp phòng ngừa
2) Thiết lập kế hoạch dự phòng
3) Điều tra thêm ban đầu
4) Xem xét việc chuyển rủi ro
5) Tìm kiếm các rủi ro trong các hợp đồng
6) Thiết lập chi phí d phòng
7) Thiết lập tiến độ có thể bị trễ
8) Chấp nhận hoặc khử rủi ro bằng các cách sau: Loại b?, làm giảm ảnh hưởng, tránh né, chuyển giao và chấp nhận
1.3 Lập kế hoạch sơ đồ mạng của Dự án
Ngoài ra các vấn đề được đề cập ở trên, sơ đồ mạng của dự án cũng được thiết lập. Hai trong các lý do quan trọng nhất để tạo ra một kế hoạch cho một dự án EPC là:
1) Xem xét một cách trực quan các nhân tố bên trong cũng như bên ngoài từng bước biến đổi trong quá trình thực thi dự án
2) Có được cam kết trong toàn tổ chức dự án để thực hiện các dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Thông qua kế hoạch của các tiến trình công việc, nhiệm vụ của các công việc từng bước được xác định rõ ràng hơn. Tiếp theo đó, các yếu tố phụ thuộc bên ngoài hoặc tương tác liên quan đến dự án sẽ được nhận diện rõ hơn.
Các hoạt động nội bộ của dự án có thể được kiểm soát về thời gian sau khi xem xét việc đánh giá và phối hợp. Nó cũng có thể để xác định các hoạt động bên ngoài đang ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án. Bằng cách này, sự ảnh hưởng có thể được hình dung ngay thời điểm chúng xảy ra.
Có những lợi ích khác trong việc chuẩn bị một sơ đồ mạng như: xác định đường Gant, xác định lượng thừa của sự phân bố các nguồn lực (lao động, vật liệu và chi phí). Chú ý rằng việc chuẩn bị một sơ đồ mạng cho các dự án lớn và phức tạp có thể rất tốn nhiều thời gian.
1.4 Công cụ kiểm soát cho các giai đoạn dự án
Trong một dự án tổng thầu EPC các dự án giai đoạn sau đây có thể được xác định:
a) giai đoạn kỹ thuật
b) giai đoạn mua sắm
c) giai đoạn xây dựng
để kiểm soát từng giai đoạn dự án một cách chi tiết hơn, các phương pháp kiểm soát sau đây có thể được thiết lập:
a) Giai đoạn kỹ thuật
Trong giai đoạn này, tiến trình của phạm vi kỹ thuật có thể được theo dõi bằng văn bản. Hiệu quả có thể được đánh giá theo chỉ tiêu “người - gi?? liên quan đến tiến trình của sự chuyển giao. Điều này cho phép giám sát hiệu quả và báo cáo các thông tin có sẵn được tạo ra trong giai đoạn kỹ thuật của dự án. Bằng cách “cuộn tròn tiến lêNĐ của dữ liệu thông qua các cấu trúc được xác định trước, thông tin chi tiết được tóm tắt đến một mức độ quản lý tương đối dễ dàng. Việc so sánh về tình trạng đạt được với tiến độ sơ đồ mạng của dự án cho thấy vị trí sớm hoặc chậm trễ tiến độ của dự án.
b) Giai đoạn mua sắm
Tất cả các hoạt động mua sắm được định nghĩa, đượclập kế hoạch và được kiểm soát thông qua việc sử dụng một hệ thống theo dõi việc mua sắm. Tất cả các thiết bị và số lượng lớn các vật liệu có thể được phân bổ bằng các yêu cầu và đơn đặt hàng. Trong toàn bộ chu kỳ mua sắm, kể cả việc đưa đến công trường, tình trạng của thiết bị và vật liệu có thể được kiểm soát và theo dõi. Chu kỳ mua sắm của nhà thầu phụ hoặc bên thứ ba cũng được theo dõi cùng với hệ thống này.
c) Giai đoạn xây dựng
Khi dự án tiến triển và (một phần của) công việc được ký hợp đồng thầu phụ cho các bên thứ ba, các nhà thầu phụ khác nhau làm việc trong việc xây dựng giai đoạn cung cấp đầu vào của tiến trình. Từ các thông tin của các nhà thầu này cung cấp cho hệ thống, có thể phân tích tình hình hiện tại và ra quyết định theo kiểu định lượng để giữ cho các dự án đúng tiến độ.
Việc sử dụng một hệ thống điều khiển có cấu trúc và toàn diện và các công cụ kiểm soát dự án đáng tin cậy làm giảm nguy cơ rủi ro và than phi?n từ các công ty khác, do đó tạo thành một phương tiện tốt để ngăn chặn sự than phi?n.
2: Giai đoạn kiểm soát và báo cáo
Trong giai đoạn kiểm soát dự án này, chủ yếu tập trung kiểm soát được hiệu quả thời gian của dự án.
Một trong những nhiệm vụ chính của kiểm soát dự án là so sánh sự đạt được, tiến trình của kế hoạch, tiến độ và thông tin tài chính trong các giai đoạn của dự án về kỹ thuật, mua sắm và xây dựng với những gì đã được xác định trong giai đoạn chuẩn bị.
Việc sử dụng các công cụ kiểm soát khác nhau sẽ góp phần thu thập hiệu quả và của thông tin tình trạng dự án. Dựa trên thông tin này, việc phân tích về kế hoạch và chi phí được thực hiện, kết quả so sánh tình trạng hiện tại của dự án. Hành động khắc phục và các các thay đổi được báo cáo đeén bộ phận quản lý dự án để xem xét và hành động.
Thông qua thông tin được cung cấp bởi nhân viên kiểm soát dự án, một đánh giá tổng quan về dự án có thể được thực hiện, và vai trò nhân viên kiểm soát dự án, đóng góp rất nhiều cho sự thành công của dự án.
2.1 Thông tin (dự án) đáng tin cậy
Như đã đề cập, thu thập và xử lý thông tin tình trạng dự án, việc sử dụng các thông tin này, là một nhiệm vụ kiểm soát dự án. Tuy nhiên, các thông tin phải chính xác và đầy đủ. Quyết định đúng đắn chỉ có thể có được với các thông tin đáng tin cậy.
So sánh biểu hiện để nhận biết thông tin đáng tin cậy.
Các nhân viên kiểm soát dự án thu thập và so sánh thông tin từ các nguồn khác nhau để xác nhận độ tin cậy của thông tin nhận được. Điều này làm giảm cơ hội của việc sử dụng các thông tin sai. Quá trình xác nhận này có thể mất rất nhiều thời gian (đặc biệt là trong giai đoạn đầu), nhưng nó có thể ngăn chặn việc ra quyết định dựa trên thông tin không chính xác.
- Thông tin dự án chi tiết và đăng ký
o Kế hoạch
o Tổng quan mua sắm
o Danh sách nhiệm vụ
o Danh mục tài liệu
o Danh sách các mục
o Danh sách hành động
o Bảng tiến độ
- Thông tin từ một nguồn thứ hai (bên trong hoặc bên ngoài)
o Báo cáo của nhà thầu hoặc nhà chế tạo
o Thông tin từ khách hàng
o Thông tin phản hồi từ kênh quản lý
o Kiểm toán
o Bảng câu hỏi
o Bản tin
- Thông tin thông qua sự phản hồi với người chịu trách nhiệm
o Thảo luận
o Ph?ng vấn
o Hội nghị
2.2 Thông tin sẵn có kịp thời
Việc tiếp nhận thông tin kịp thời cũng quan trọng đối với kiểm soát hiệu quả dự án như thông tin đáng tin cậy. Nếu thông tin chuyển giao không được cập nhật, hoặc không nhận được không kịp thời cho các yêu cầu, khi đó việc quản lý dự án không còn hiệu quả.
Làm thế nào để thông tin quan trọng thường được trình bày trong các cuộc háp dự án, để đánh giá đầy đủ và ra quyết định kịp thời? Hoặc là một quyết định vội vã không chính xác trong cuộc h?p, hoặc hành động và trách nhiệm được giao trong cuộc háp tiếp theo là quá muộn ...
Thông tin có sẵn đáng tin cy có sớm, ta có nhiều thời gian hơn đánh giá và có nhiều lựa chọn thay thế hơn.
2.3 Phù hợp sẵn có của thông tin
Không chỉ sự sẵn có của thông tin đáng tin cậy vào thời điểm thích hợp là rất quan trọng. Tương tự như vậy, thông tin phù hợp và ghi chép về tình trạng của phạm vi công việc là cần thiết cho việc kiểm soát hiệu quả của dự án. Việc ghi chép hàng tuần hoặc hàng tháng của tiến trình thông tin sẽ đóng góp vào việc hình thành cái nhìn súc tích tổng thể về sự phát triển của các tiến trình đạt được trong dự án. Xu hướng có thể được xác định và hành động sửa sai có thể được thực hiện vào thời điểm sớm nhất.
2.4 Kiểm soát dự án tại "nút cổ chai"
Hệ thống được xác định trước và có sẵn cấu trúc để được sử dụng bởi tất cả các thành viên trong nhóm dự án sẽ góp phần cho việc tiếp nhận có tổ chức và thích hợp cho tiến trình thông tin về tình trạng dự án. Cho phép các nhân viên kiểm soát dự án để tạo ra thông tin quản lý trong một thời gian ngắn, thông tin này được làm sẵn trước khi bắt đầu. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả của kiểm soát dự án trong buổi h?p.
Thông tin và tiến trình hệ thống:
Thành viên trong nhóm dự án có trách nhiệm:
o Hệ thống kiểm soát tài liệu
o Hệ thống việc ghi chép
o Hệ thống mua sắm
o Hệ thống danh sách các công việc trên đường Gant
o Danh sách hành động chủ yếu
Nhân viên kiểm soát dự án có trách nhiệm:
o Hệ thống tiến trình kỹ thuật
o Hệ thống tiến trình mua sắm
o Hệ thống tiến trình thi công
Bằng cách dàn trải trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin dự án, bằng cách sử dụng nhiều hệ thống thông tin khác nhau, có thể để tránh việc kiểm soát dự án trở thành một “nút cổ chai? trong việc cung cấp thông tin kịp thời phân tích để quản lý dự án. Việc thu thập và xử lý thông tin dự án không phải là một công việc toàn thời gian cho các nhân viên kiểm soát dự án, nhưng nó trở thành có thể thực hiện đầy đủ các yêu cầu báo cáo sau một thời gian xử lý tối thiểu và cho thời gian để xem xét và phân tích kỹ lưỡng.
Chính sự bắt buộc là kiểm soát dự án là điểm trung tâm của việc tiếp nhận và cung cấp thông tin về dự án, mặc dù thông tin này được tạo ra bởi một loạt các thành viên trong nhóm dự án.
2.5 Các tình huống thay đổi
2.6 Năng lực của các thành viên ban dự án
2.7 Vai trò của nhân viên kiểm soát dự án
3: Giai đoạn đánh giá
3.1 Thông tin kiểm soát dự án khi đang thực hiện
3.2 Báo cáo thông tin Dự án liên tục
.....................
Lương văn Cảnh lược dịch theo tài liệu của P.W.M. Zwinkels (01/2006)
Như là một phần trong những nhiệm vụ và trách nhiệm của kiểm soát dự án, khía cạnh của thời gian trong quá trình của một dự án có thể được áp dụng nhiều cách kiểm soát khác nhau.
Các yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến kiểm soát (thời gian) các khía cạnh trong một dự án EPC được mô tả trong tài liệu này. Các yếu tố này ảnh hưởng đáng kể vào việc kiểm soát hiệu quả của một dự án.
Có ba giai đoạn của dự án kiểm soát được xác định trong một dự án tổng thầu EPC.Trong mỗi giai đoạn có nhiều vấn đề được mô tả kèm theo có liên hệ mật thiết đến việc kiểm soát dự án.
1: Giai đoạn chuẩn bị
1.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án
a) định nghĩa các mục tiêu dự án.
b) định nghĩa của cấu trúc dự án khác nhau, cho phép tổ chức và kiểm soát ở mức độ chi tiết xác định trước:
- Phân nhỏ các cấu trúc công việc (WBS)
- Phân nhỏ các cấu trúc tổ chức (OBS)
- Phân nhỏ cấu túc chi phí (CBS)
c) định nghĩa phạm vi công việc và ngân sách tương ứng. Các "biên" của dự án được xác định ở mức cao và hình thành cơ sở cho việc thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát khác nhau của dự án (tham khảo 1.4 công cụ kiểm soát cho các giai đoạn của dự án). Bằng cách "đóng băng" phạm vi dự án trong giai đoạn định nghĩa của dự án, nó làm cơ sở rõ ràng cho việc thực hiện kiểm soát thay đổi và kiểm soát sự biến đổi.
d) Việc thiết lập một bảng tiến độ, trong đó mục tiêu dự án, sự biến đổi cấu trúc và phạm vi dự án được đưa vào bảng tiến độ. Bảng tiến độ này xác định chi tiết về khung thời gian của các công việc chính, về ngân sách và sự kiện quan trọng, cũng như đường tới hạn (đường Gant) của dự án. Bảng tiến độ sẽ xác định các chiến lược thực hiện dự án!
e) Thiết lập một kế hoạch chi phí dựa trên bảng tiến độ và ngân sách. Theo cách này, tài chính của chi phí dự án có thể được xác định và trực quan hơn.
e) Xác định các yêu cầu để kiểm soát dự án, thủ tục, thời điểm kiểm tra và kiểm tra sơ bộ về tiến độ/ chi phí / rủi ro cho từng giai đoạn của dự án.
Các yếu tố kiểm soát dự án nêu trên được thiết lập và tích hợp vào kế hoạch thực hiện dự án, kết hợp với các chiến lược quản lý dự ánvà của công ty.
1.2 Phân tích và Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong các cơ chế ra quyết định quản lý thực hiện dự án. Mỗi bộ phận của nhóm quản lý dự án được giao nhiệm vụ định nghĩa và theo dõi, quản lý rủi ro trong quá trình kiểm soát dự án.
Một trong những nhiệm vụ của kiểm soát dự án là thực hiện phân tích rủi ro khối lượng. Điều này được thực hiện bằng cách xem xét các nguy cơ liên quan về thời gian ảnh hưởng đến tiến độ và sự hoàn thành các vấn đề phân tích.
Quản lý rủi ro và kiểm soát được thực hiện trên cơ sở định kỳ trong suốt tất cả các giai đoạn của dự án. Rủi ro của dự án được xác định trong giai đoạn định nghĩa và hình thành chiến lược cơ sở thực hiện dự án và cũng có thể được tìm thấy trong kế hoạch thực hiện dự án. Từng rủi ro này được đưa vào một "cơ sở dữ liệu rủi ro", với chi tiết và báo cáo tóm tắt rủi ro.
Tất cả các rủi ro được phân loại thành các nhóm và loại rủi ro. Sau khi định nghĩa và phân loại tất cả những rủi ro, tác động của từng rủi ro được chỉ ra. Những tác động này có thể được phân loại thành ba nhóm:
- Ảnh hưởng đến tiến độ
- Ảnh hưởng đến tài chính
- Ảnh hưởng đến phạm vi hoặc quy mô
Các biện pháp khắc phục để loại bỏ hoặc giảm bất kỳ một trong những hiệu ứng này được định nghĩa trong Cơ sở dữ liệu rủi ro và chỉ ra các hành động thích hợp được thực hiện bởi người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro.
Trong mỗi giai đoạn của dự án, những rủi ro này được theo dõi định kỳ và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro, dẫn đến rủi ro mới được xác định trong quá trình đánh giá và quản lý rủi ro sẽ được đưa bổ sung vào cơ sở dữ liệu rủi ro.
Quy trình quản lý rủi ro được thực hiện như sau:
1) Xác định các biện pháp phòng ngừa
2) Thiết lập kế hoạch dự phòng
3) Điều tra thêm ban đầu
4) Xem xét việc chuyển rủi ro
5) Tìm kiếm các rủi ro trong các hợp đồng
6) Thiết lập chi phí d phòng
7) Thiết lập tiến độ có thể bị trễ
8) Chấp nhận hoặc khử rủi ro bằng các cách sau: Loại b?, làm giảm ảnh hưởng, tránh né, chuyển giao và chấp nhận
1.3 Lập kế hoạch sơ đồ mạng của Dự án
Ngoài ra các vấn đề được đề cập ở trên, sơ đồ mạng của dự án cũng được thiết lập. Hai trong các lý do quan trọng nhất để tạo ra một kế hoạch cho một dự án EPC là:
1) Xem xét một cách trực quan các nhân tố bên trong cũng như bên ngoài từng bước biến đổi trong quá trình thực thi dự án
2) Có được cam kết trong toàn tổ chức dự án để thực hiện các dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Thông qua kế hoạch của các tiến trình công việc, nhiệm vụ của các công việc từng bước được xác định rõ ràng hơn. Tiếp theo đó, các yếu tố phụ thuộc bên ngoài hoặc tương tác liên quan đến dự án sẽ được nhận diện rõ hơn.
Các hoạt động nội bộ của dự án có thể được kiểm soát về thời gian sau khi xem xét việc đánh giá và phối hợp. Nó cũng có thể để xác định các hoạt động bên ngoài đang ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án. Bằng cách này, sự ảnh hưởng có thể được hình dung ngay thời điểm chúng xảy ra.
Có những lợi ích khác trong việc chuẩn bị một sơ đồ mạng như: xác định đường Gant, xác định lượng thừa của sự phân bố các nguồn lực (lao động, vật liệu và chi phí). Chú ý rằng việc chuẩn bị một sơ đồ mạng cho các dự án lớn và phức tạp có thể rất tốn nhiều thời gian.
1.4 Công cụ kiểm soát cho các giai đoạn dự án
Trong một dự án tổng thầu EPC các dự án giai đoạn sau đây có thể được xác định:
a) giai đoạn kỹ thuật
b) giai đoạn mua sắm
c) giai đoạn xây dựng
để kiểm soát từng giai đoạn dự án một cách chi tiết hơn, các phương pháp kiểm soát sau đây có thể được thiết lập:
a) Giai đoạn kỹ thuật
Trong giai đoạn này, tiến trình của phạm vi kỹ thuật có thể được theo dõi bằng văn bản. Hiệu quả có thể được đánh giá theo chỉ tiêu “người - gi?? liên quan đến tiến trình của sự chuyển giao. Điều này cho phép giám sát hiệu quả và báo cáo các thông tin có sẵn được tạo ra trong giai đoạn kỹ thuật của dự án. Bằng cách “cuộn tròn tiến lêNĐ của dữ liệu thông qua các cấu trúc được xác định trước, thông tin chi tiết được tóm tắt đến một mức độ quản lý tương đối dễ dàng. Việc so sánh về tình trạng đạt được với tiến độ sơ đồ mạng của dự án cho thấy vị trí sớm hoặc chậm trễ tiến độ của dự án.
b) Giai đoạn mua sắm
Tất cả các hoạt động mua sắm được định nghĩa, đượclập kế hoạch và được kiểm soát thông qua việc sử dụng một hệ thống theo dõi việc mua sắm. Tất cả các thiết bị và số lượng lớn các vật liệu có thể được phân bổ bằng các yêu cầu và đơn đặt hàng. Trong toàn bộ chu kỳ mua sắm, kể cả việc đưa đến công trường, tình trạng của thiết bị và vật liệu có thể được kiểm soát và theo dõi. Chu kỳ mua sắm của nhà thầu phụ hoặc bên thứ ba cũng được theo dõi cùng với hệ thống này.
c) Giai đoạn xây dựng
Khi dự án tiến triển và (một phần của) công việc được ký hợp đồng thầu phụ cho các bên thứ ba, các nhà thầu phụ khác nhau làm việc trong việc xây dựng giai đoạn cung cấp đầu vào của tiến trình. Từ các thông tin của các nhà thầu này cung cấp cho hệ thống, có thể phân tích tình hình hiện tại và ra quyết định theo kiểu định lượng để giữ cho các dự án đúng tiến độ.
Việc sử dụng một hệ thống điều khiển có cấu trúc và toàn diện và các công cụ kiểm soát dự án đáng tin cậy làm giảm nguy cơ rủi ro và than phi?n từ các công ty khác, do đó tạo thành một phương tiện tốt để ngăn chặn sự than phi?n.
2: Giai đoạn kiểm soát và báo cáo
Trong giai đoạn kiểm soát dự án này, chủ yếu tập trung kiểm soát được hiệu quả thời gian của dự án.
Một trong những nhiệm vụ chính của kiểm soát dự án là so sánh sự đạt được, tiến trình của kế hoạch, tiến độ và thông tin tài chính trong các giai đoạn của dự án về kỹ thuật, mua sắm và xây dựng với những gì đã được xác định trong giai đoạn chuẩn bị.
Việc sử dụng các công cụ kiểm soát khác nhau sẽ góp phần thu thập hiệu quả và của thông tin tình trạng dự án. Dựa trên thông tin này, việc phân tích về kế hoạch và chi phí được thực hiện, kết quả so sánh tình trạng hiện tại của dự án. Hành động khắc phục và các các thay đổi được báo cáo đeén bộ phận quản lý dự án để xem xét và hành động.
Thông qua thông tin được cung cấp bởi nhân viên kiểm soát dự án, một đánh giá tổng quan về dự án có thể được thực hiện, và vai trò nhân viên kiểm soát dự án, đóng góp rất nhiều cho sự thành công của dự án.
2.1 Thông tin (dự án) đáng tin cậy
Như đã đề cập, thu thập và xử lý thông tin tình trạng dự án, việc sử dụng các thông tin này, là một nhiệm vụ kiểm soát dự án. Tuy nhiên, các thông tin phải chính xác và đầy đủ. Quyết định đúng đắn chỉ có thể có được với các thông tin đáng tin cậy.
So sánh biểu hiện để nhận biết thông tin đáng tin cậy.
Các nhân viên kiểm soát dự án thu thập và so sánh thông tin từ các nguồn khác nhau để xác nhận độ tin cậy của thông tin nhận được. Điều này làm giảm cơ hội của việc sử dụng các thông tin sai. Quá trình xác nhận này có thể mất rất nhiều thời gian (đặc biệt là trong giai đoạn đầu), nhưng nó có thể ngăn chặn việc ra quyết định dựa trên thông tin không chính xác.
- Thông tin dự án chi tiết và đăng ký
o Kế hoạch
o Tổng quan mua sắm
o Danh sách nhiệm vụ
o Danh mục tài liệu
o Danh sách các mục
o Danh sách hành động
o Bảng tiến độ
- Thông tin từ một nguồn thứ hai (bên trong hoặc bên ngoài)
o Báo cáo của nhà thầu hoặc nhà chế tạo
o Thông tin từ khách hàng
o Thông tin phản hồi từ kênh quản lý
o Kiểm toán
o Bảng câu hỏi
o Bản tin
- Thông tin thông qua sự phản hồi với người chịu trách nhiệm
o Thảo luận
o Ph?ng vấn
o Hội nghị
2.2 Thông tin sẵn có kịp thời
Việc tiếp nhận thông tin kịp thời cũng quan trọng đối với kiểm soát hiệu quả dự án như thông tin đáng tin cậy. Nếu thông tin chuyển giao không được cập nhật, hoặc không nhận được không kịp thời cho các yêu cầu, khi đó việc quản lý dự án không còn hiệu quả.
Làm thế nào để thông tin quan trọng thường được trình bày trong các cuộc háp dự án, để đánh giá đầy đủ và ra quyết định kịp thời? Hoặc là một quyết định vội vã không chính xác trong cuộc h?p, hoặc hành động và trách nhiệm được giao trong cuộc háp tiếp theo là quá muộn ...
Thông tin có sẵn đáng tin cy có sớm, ta có nhiều thời gian hơn đánh giá và có nhiều lựa chọn thay thế hơn.
2.3 Phù hợp sẵn có của thông tin
Không chỉ sự sẵn có của thông tin đáng tin cậy vào thời điểm thích hợp là rất quan trọng. Tương tự như vậy, thông tin phù hợp và ghi chép về tình trạng của phạm vi công việc là cần thiết cho việc kiểm soát hiệu quả của dự án. Việc ghi chép hàng tuần hoặc hàng tháng của tiến trình thông tin sẽ đóng góp vào việc hình thành cái nhìn súc tích tổng thể về sự phát triển của các tiến trình đạt được trong dự án. Xu hướng có thể được xác định và hành động sửa sai có thể được thực hiện vào thời điểm sớm nhất.
2.4 Kiểm soát dự án tại "nút cổ chai"
Hệ thống được xác định trước và có sẵn cấu trúc để được sử dụng bởi tất cả các thành viên trong nhóm dự án sẽ góp phần cho việc tiếp nhận có tổ chức và thích hợp cho tiến trình thông tin về tình trạng dự án. Cho phép các nhân viên kiểm soát dự án để tạo ra thông tin quản lý trong một thời gian ngắn, thông tin này được làm sẵn trước khi bắt đầu. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả của kiểm soát dự án trong buổi h?p.
Thông tin và tiến trình hệ thống:
Thành viên trong nhóm dự án có trách nhiệm:
o Hệ thống kiểm soát tài liệu
o Hệ thống việc ghi chép
o Hệ thống mua sắm
o Hệ thống danh sách các công việc trên đường Gant
o Danh sách hành động chủ yếu
Nhân viên kiểm soát dự án có trách nhiệm:
o Hệ thống tiến trình kỹ thuật
o Hệ thống tiến trình mua sắm
o Hệ thống tiến trình thi công
Bằng cách dàn trải trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin dự án, bằng cách sử dụng nhiều hệ thống thông tin khác nhau, có thể để tránh việc kiểm soát dự án trở thành một “nút cổ chai? trong việc cung cấp thông tin kịp thời phân tích để quản lý dự án. Việc thu thập và xử lý thông tin dự án không phải là một công việc toàn thời gian cho các nhân viên kiểm soát dự án, nhưng nó trở thành có thể thực hiện đầy đủ các yêu cầu báo cáo sau một thời gian xử lý tối thiểu và cho thời gian để xem xét và phân tích kỹ lưỡng.
Chính sự bắt buộc là kiểm soát dự án là điểm trung tâm của việc tiếp nhận và cung cấp thông tin về dự án, mặc dù thông tin này được tạo ra bởi một loạt các thành viên trong nhóm dự án.
2.5 Các tình huống thay đổi
2.6 Năng lực của các thành viên ban dự án
2.7 Vai trò của nhân viên kiểm soát dự án
3: Giai đoạn đánh giá
3.1 Thông tin kiểm soát dự án khi đang thực hiện
3.2 Báo cáo thông tin Dự án liên tục
.....................
Lương văn Cảnh lược dịch theo tài liệu của P.W.M. Zwinkels (01/2006)